Lorsque vous ne savez pas où se trouve un document dans SharePoint ou que vous ne voulez tout simplement pas perdre du temps à parcourir de nombreux répertoires, l’outil de recherche devient indispensable.
Pour que vos employés adoptent SharePoint, montrez-leur le moyen le plus rapide d’effectuer des tâches en utilisant les fonctionnalités du système. Il faut donc leur montrer le moyen le plus rapide de rechercher des documents à l’aide de l’outil de recherche sur SharePoint. Étant donné que de nombreux utilisateurs passent beaucoup de temps à utiliser la recherche SharePoint, la maîtrise des méthodes les plus efficaces pour effectuer des recherches et mener à bien d’autres tâches les aidera à éviter les frustrations et à être plus productif.
Lorsque vous utilisez efficacement la recherche sur SharePoint, vous gagnez du temps. Il y a plusieurs méthodes, le but étant de trouver le bon résultat du premier coup, avec une seule requête.
Parcourir les résultats de recherche fait perdre du temps
L’approche par défaut de la plupart des utilisateurs de SharePoint consiste à taper un mot clé peu précis dans le champ de recherche, à raffiner les résultats et à les parcourir afin de trouver le document souhaité. Le problème avec cette méthode, c’est que l’utilisation d’un mot clé trop général réduit les chances de trouver le document dont vous avez besoin. De plus, le fait d’affiner les résultats initiaux ne fait qu’ajouter des étapes supplémentaires à la tâche et parcourir les résultats superflus fait perdre beaucoup de temps.
Si vous suivez toutes ces étapes chaque fois que vous effectuez une recherche, vous perdez donc du temps. Si vous faites cela plusieurs fois par jour pendant une longue période, votre productivité en souffre. Et l’adoption par les utilisateurs risque de stagner si tous les employés pensent que les recherches SharePoint impliquent toujours autant d’étapes.
Maîtriser les meilleures techniques de recherche sur SharePoint est primordial.
La manière efficace d'utiliser la recherche SharePoint
Faire défiler, filtrer et cliquer sur de longues listes de résultats possibles est inutile.
Pour être plus productif lorsque vous utilisez la recherche SharePoint, entrez toujours une requête qui fournira des résultats pertinents dès la première fois, au lieu de mots clés vagues qui tendent à générer trop de résultats partiellement pertinents.
Remarque : pour vous assurer que SharePoint génère réellement les résultats de la recherche, assurez-vous que l’indexation est terminée et que vous disposez des autorisations appropriées. Un document qui n’a pas été indexé n’apparaîtra pas sur la page de résultats de recherche. Informez votre équipe informatique de la résolution du problème. De plus, il est très important de veiller à ce que chaque document comporte des métadonnées.
Voici trois façons d’améliorer la productivité des recherches SharePoint : effectuez une recherche locale, utilisez des opérateurs de recherche et utilisez l’outil de recherche avancée.
Rechercher localement
Si vous connaissez le site ou la bibliothèque où se trouve le document, rendez-vous dessus et effectuez votre recherche localement pour gagner du temps.
En limitant votre recherche à une bibliothèque spécifique, par exemple, vous éliminerez les résultats superflus et concentrerez vos efforts uniquement sur les résultats de recherche les plus pertinents.
Utiliser les opérateurs de recherche
La qualité des résultats du moteur de recherche SharePoint dépend de la spécificité de votre requête. Par exemple, supposons que vous souhaitiez trouver un livre blanc intitulé « Processus d’intégration ». Au lieu de saisir simplement les termes « processus d’intégration » dans le champ de recherche, saisissez au moins deux autres termes, tels que l’auteur et les mots-clés du sujet principal.
Votre requête pourrait être comme celle-ci: “processus d’intégration” auteur : johnson * entrainement OU support.
Utiliser la recherche avancée
Pour plus de fiabilité, utilisez l’outil de recherche avancée, qui génère des résultats à l’aide de la logique. Utilisez un ensemble de descriptions juste assez important pour rendre la requête suffisamment spécifique. Trop de paramètres peuvent ralentir le traitement.
L’utilisation de la recherche avancée élimine le besoin d’affiner et de parcourir les résultats de manière potentiellement excessive. Cette méthode améliore réellement l’expérience utilisateur globale.
Toujours adopter l'approche de recherche la plus efficace
Même si les résultats suggérés dans la dernière interface de SharePoint améliorent considérablement l’expérience utilisateur, la recherche locale, l’utilisation d’opérateurs de recherche et la recherche avancée restent les moyens les plus efficaces de rechercher sur SharePoint.
De plus, bien que très utiles, les affineurs de résultats ont tendance à ajouter plus d’étapes à la tâche et à prolonger le temps nécessaire pour trouver un document. La multiplicité des étapes peut aussi constituer un obstacle à l’adoption par les utilisateurs. Au lieu d’utiliser des mots-clés généraux et de s’appuyer sur les affineurs de résultats, prenez l’habitude d’utiliser des mots-clés précis et de suivre le chemin le plus court vers les bons résultats.
En prenant en compte les trois approches ci-dessus, vous avez plus de chances de trouver le bon document du premier coup. À long terme, vous gagnerez beaucoup de temps et améliorerez considérablement votre productivité.
