Si vous lisez cet article, vous, comme la majorité des utilisateurs d’Office 365, vous demandez laquelle des deux principales options de collaboration / partage de fichiers vous devez utiliser au sein de votre organisation. C’est une question fréquemment posée par de nombreux utilisateurs et je voudrais expliquer les deux options et remettre les pendules à l’heure, une fois pour toutes (oui, c’est vrai !)

Qu’est-ce que OneDrive Entreprise ?

En bref, OneDrive Entreprise est une solution de partage et de stockage de fichiers personnels. Considérez-le comme la version Microsoft de DropBox. Pour être juste, ils varient dans certaines fonctionnalités, mais conceptuellement, ils sont un peu la même chose. Le point clé à retenir ici est qu’il s’agit d’un lecteur personnel d’un utilisateur. En d’autres termes, si vous deviez acheter OneDrive Entreprise, vous devez l’associer à l’utilisateur / propriétaire nommé dans votre organisation. Celui qui possède OneDrive Entreprise – a la possibilité de télécharger, supprimer et oui, partager des fichiers et dossiers individuels avec d’autres utilisateurs. Cependant, à la fin de la journée – la chose à retenir est que le propriétaire de OneDrive for Business est le patron et possède les clés du coffre-fort. Si cet utilisateur quitte l’organisation ou n’est pas disponible – vous aurez une grosse balle matzo à gérer. En tant qu’administrateur, vous pouvez toujours accéder aux fichiers de cet utilisateur – ce n’est pas un problème. Cependant, vous pourriez maintenant avoir d’importants documents d’entreprise résidant dans une structure de dossiers inconnue – bonne chance pour déterminer ce qui doit rester ou être migré et quelle est la dernière version.

Exemple de compte OneDrive Entreprise

Qu’est-ce que SharePoint ?

SharePoint ne peut pas être décrit en une seule phrase. Il s’agit d’un outil de collaboration d’entreprise (entreprise) qui permet aux organisations de stocker, partager et collaborer sur différents types de contenu. La principale caractéristique de SharePoint est la possibilité de créer plusieurs sites avec différents niveaux de sécurité pour correspondre aux différents besoins commerciaux d’une organisation. Sans entrer dans les détails techniques, le point clé à retenir ici est que SharePoint n’est pas associé à un utilisateur individuel, mais plutôt à l’ensemble de l’entreprise (organisation). Bien que les sites SharePoint individuels puissent appartenir à un seul utilisateur (propriétaire du site), ils font physiquement partie d’une structure / empreinte Intranet d’une organisation et l’accès au site peut facilement être modifié via des groupes de sécurité et des autorisations par l’administrateur SharePoint. De plus, contrairement à OneDrive Entreprise, SharePoint permet de stocker d’autres types de contenu, pas seulement des fichiers et des dossiers. Des exemples d’autres types de contenu peuvent être des tâches, des événements de calendrier, des contacts, etc. En outre, SharePoint est vraiment une large plate-forme / écosystème, qui vous permet de créer des intranets complets, d’interfacer avec d’autres systèmes et d’automatiser vos processus métier. Donc, en réalité – vous ne pouvez pas vraiment comparer OneDrive Entreprise à SharePoint – ils sont dans des ligues totalement différentes. Ce serait comme comparer un vélo à une fusée.

Exemple de site du département SharePoint

Dois-je donc utiliser OneDrive Entreprise ou SharePoint ?

Pour revenir à la question d’origine, la réponse est : cela dépend. Cependant, permettez-moi d’être fort et clair sur ce conseil :
N’utilisez pas OneDrive Entreprise pour la collaboration d’un département ou d’un projet ou comme intranet de l’organisation !
Écoutez-moi bien. Vous le regretterez si vous le faites. Si tout ce dont vous avez besoin est de partager et de collaborer quelques fichiers et dossiers personnels avec le reste de vos employés / utilisateurs, et c’est littéralement tout ce que vous devez faire, vous pourriez être bien avec OneDrive Entreprise.
Cependant, si vous avez une équipe d’utilisateurs qui collaborent sur des documents, ou si vous souhaitez avoir un contrôle plus strict sur la sécurité ou si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires pour votre projet (c’est-à-dire les tâches), SharePoint Team Site est le chemin à parcourir.
La raison pour laquelle de nombreuses organisations démarrent avec OneDrive Entreprise, c’est qu’il y a très peu ou pas de configuration pour celui-ci. Avec une telle barrière à l’entrée, OneDrive Entreprise semble être un choix judicieux si vous avez besoin de quelque chose de rapide. Avec SharePoint, d’autre part, vous devez installer le site, le configurer pour le rendre convivial, assurez-vous de penser à l’architecture du site, à la sécurité, à la navigation, etc. Cependant, en fin de compte, vous obtenez un site qui est sécurisé, fait partie de l’intranet de votre organisation et, plus important encore, appartient à une organisation.
L’analogie ici serait un choix de votre prochain repas lorsque vous avez faim. Vous pouvez soit aller au restaurant fast-food, mâcher un hamburger dans les 2 minutes ou vous pouvez aller dans un restaurant de style familial, commander un repas fait maison, attendre 20-30 minutes pour qu’il soit préparé et payer un peu plus que vous ne le feriez pour la restauration rapide. Les deux options atteindront vos objectifs à court terme, cependant, les conséquences de vos décisions deviendront apparentes à long terme.